Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 26 af 27. september 2002 om administration, drift og lejefastsættelse i Hjemmestyrets og kommunernes udlejningsejendomme.
I medfør af § 8, stk. 3, § 9, stk. 4, § 11, stk. 2, § 12, stk. 4 og § 17, stk. 5 i landstingsforordning nr. 5 af 31. maj 2001 om leje af boliger som ændret ved landstingsforordning nr. 18 af 12. november 2001 fastsættes:
Kapitel 1.
Anvendelsesområde§ 1. Bekendtgørelsen finder anvendelse på Hjemmestyrets og kommunernes udlejningsejendomme, herunder lejligheder i flerfamiliehuse, enfamilie- og dobbelthuse, samt hybler og klubværelser i disse.
Stk. 2. Som flerfamiliehuse regnes etagehuse, rækkehuse og kædehuse med mindst 3 boliger. Ved hybler forstås 1-rums boliger uden eget køkken, men med kogeniche, bad og toilet, medens der ved klubværelser forstås enkelte værelser i en bolig med adgang til fælles køkken og badeværelse.
Kapitel 2.
Boligafdelinger§ 2. En boligafdeling kan alene bestå af boliger, der tilhører samme ejer og kan maksimalt bestå af 600 boliger.
Stk. 2. Det er boligernes ejer, der træffer beslutning om sammensætning af boliger i en boligafdeling samt opdeling eller sammenlægning af boligafdelinger.
Stk. 3. Alle boliger i en udlejningsejendom skal indgå i samme boligafdeling.§ 3. To eller flere boligafdelinger kan sammenlægges til en ny boligafdeling, hvis der træffes beslutning herom af boligernes ejer.
Stk. 2. Sammenlægning kan kun ske for boligafdelinger, der hverken er illikvide eller har et opsamlet driftsunderskud.
Stk. 3. Driften i en sammenlagt boligafdeling fastsættes ud fra et forholdstal under hensyn til boligafdelingernes hidtidige drift dog således, at forholdstallet i løbet af maksimalt 10 år skal udlignes.§ 4. En boligafdeling er en selvstændig økonomisk enhed.
Stk. 2. En boligafdeling hæfter ikke for andre boligafdelinger eller for boligadministrators forpligtelser.
Kapitel 3.
Administration af boligafdelinger§ 5. En boligejer har ansvaret for administrationen af sine boligafdelinger.
Stk. 2. En boligejer kan antage ekstern administrator til at varetage administrationen af sine boliger.
Stk. 3. En boligejer skal føre tilsyn med, at en antaget ekstern administrator overholder gældende regler og forskrifter.
Stk. 4. Boligejer har som led i sit tilsyn adgang til at efterse alt regnskabsmateriale og har krav på at få alle oplysninger, som boligejer anser nødvendig for udførelse af tilsynsopgaven, jf. stk. 3.
Stk. 5. Boligejer skal straks foretage indberetning til Grønlands Landsstyre, såfremt boligejer enten nægtes adgang, jf. stk. 4, konstaterer uregelmæssigheder i boligafdelingens drift eller administration, eller konstaterer usikkerhed om boligafdelingens solvens og evne til at overholde sine økonomiske forpligtelser.§ 6. Administrationen skal være økonomisk forsvarlig og tilrettelægges efter økonomisk rationelle metoder.
Stk. 2. Udgifter til administration fordeles med lige store administrationsvederlag pr. lejemål, medmindre boligejeren bestemmer, at administrationsvederlaget skal fordeles pr. kvadratmeter.
Stk. 3. Administrationsvederlag kan efter boligejerens godkendelse opdeles i grundydelse, der fordeles med lige store beløb pr. lejemål eller fordeles pr. kvadratmeter, jf. stk. 2, og i tillægsydelse der opkræves den, der efterspørger tillægsydelsen.§ 7. Ved fastsættelse af administrationsvederlaget må administrator alene medtage vedkommende omkostninger.
Stk. 2. Den enkelte boligafdeling må kun opkræves administrationsvederlag i det omfang, administrator har aftalte med boligejer eller boligafdeling om at udføre opgaver for den pågældende boligafdeling.
Kapitel 4.
Kapitalforvaltning§ 8. En boligadministrator skal forvalte en boligafdelings midler under hensyntagen til størst mulig sikkerhed og bedst mulig forrentning. Boligadministrator kan foretage fælles forvaltning af afdelingsmidler.
Stk. 2. Frie likvider i form af deposita, henlæggelser mv. må alene placeres på bankkonti, investeres i Danske Statsobligationer eller værdipapirer med tilsvarende lav investeringsrisiko.§ 9. En boligafdelings midler kan ikke udlånes til anvendelse for boligejeren eller boligejerens øvrige boligafdelinger.
§ 10. Forrentning af en boligafdelings opsparede kapital, henlæggelser m.v. tilfalder henholdsvis kapitalen, henlæggelsen m.v. i boligafdelingen, jf. § 8, stk. 2.
Stk. 2. Forrentning af deposita tilfalder boligafdelingen som indtægter og henlægges som bidrag til boligafdelingens gradvise overtagelse af udgiften til normalistandsættelse.
Kapitel 5.
Henlæggelser og vedligeholdelse§ 11. I boligafdelinger skal der én gang årligt foretages en gennemgang af vedligeholdelsestilstanden i boligafdelingens ejendomme. På baggrund af gennemgangen udarbejdes vedligeholdelsesrapport om ejendommenes tilstand til brug for ajourføring af vedligeholdelsesplanen for de pågældende ejendomme.
Stk. 2. En vedligeholdelsesplan skal omfatte de kommende 15 år samt oversigt med overslag over bygningsdele med mere end 15 års og mindre en 30 års restlevetid. Vedligeholdelsesplanen skal til enhver tid baseres på den aktuelle genanskaffelsespris for den pågældende bygningsdel eller installation.
Stk. 3. Som tillæg til vedligeholdelsesplanen skal der udarbejdes et årsopdelt likviditetsbudget efter beholdningsforskydningsmodellen for de henlagte midler.
Stk. 4. Samtlige lejemål i en boligafdeling skal mindst hvert tredje år gennemgås for at registrere lejemålenes vedligeholdelsestilstand, med henblik på vedligeholdelsesplanlægning og fastsættelse af henlæggelsesbidrag til indvendig vedligeholdelse.§ 12. En boligafdeling skal årligt opkræve og henlægge passende beløb til
1) opgaver og fornyelse af tekniske installationer i henhold til vedligeholdelsesplan,
2) løbende planlagt vedligeholdelse af boligafdelingens udenomsareal,
3) løbende planlagt indvendig vedligeholdelse af boligafdelingens boliger,
4) systematisk istandsættelse af boligafdelingens boliger ved fraflytning,
5) lejetab, og
6) tab ved fraflytninger.
Stk. 2. Til imødekommelse af boligafdelingens gradvise overtagelse af udgiften til normalistandsættelse skal en boligafdeling opkræve og henlægge de nødvendige beløb.
Stk. 3. Henlagte midler kan ikke anvendes til andet formål end dem, de er henlagt til, medmindre formålet er bortfaldet.
Kapitel 6.
Lejetab og tab ved fraflytning§ 13. Ved permanent ledighed af en bolig, skal der ikke afregnes kapitalafkast til boligens ejer, ligesom udgifter til driften i boligafdelingen skal tilpasses således, at der tages højde for den manglende lejeindtægt.
Stk. 2. Ved permanent ledighed, jf. stk. 1, forstås en periode på mindst 2 måneder.
Stk. 3. Bestemmelsen i stk. 1 gælder tilsvarende ved midlertidig ledighed af en bolig på 1 måned eller længere, når ledigheden skyldes ikke gennemført normalistandsættelse eller anden vedligeholdelse på grund af mangel på kvalificerede håndværkere.§ 14. Hvis en bolig henstår ubeboet for at opfylde særlige formål, f.eks. øremærkede boliger, chefboliger, vakantboliger eller lign., afkræves den institution, der har rekvireret boligen, den fulde husleje samt eventuelle ekstraomkostninger, der er forbundet hermed.
§ 15. Hvert år skal der henlægges et passende beløb til dækning af lejetab, jf. § 12, stk. 1, nr. 5, der skyldes permanent og midlertidig ledighed, jf. § 13, stk. 1 og 3.
§ 16. Hvert år skal der henlægges et passende beløb til dækning af tab ved en lejers fraflytning, jf. § 12, stk. 1, nr. 6.
Stk. 2. Ultimo regnskabsåret skal boligafdelingernes realiserede tab og årets henlæggelser til tab ved en lejers fraflytning opgøres og kommunevis placeres på en samlet konto.
Stk. 3. Kravet mod en lejer, jf. stk. 2 og § 29, stk. 4, afholdes over kontoen, hvorefter kravet fortsat inddrivelse hos lejeren til fordel for boligejer.
Kapitel 7.
Budgetlægning§ 17. Budget for en boligafdeling består af driftsbudget og budgetteret balance og omfatter de udgifter, der er nødvendige for driften af boligafdelingen, samt indtægter der modsvarer de budgetterede udgifter.
Stk. 2. De nødvendige driftsudgifter omfatter samtlige fælles driftsomkostninger i boligafdelingen, herunder løn til ejendomsfunktionærer, fremmede tjenesteydelser, revisionsomkostninger, anskaffelser, driftsmidler, reparation, vedligeholdelse, administrationsvederlag m.v., samt udgifter til foreskrevne bidrag til henlæggelser, jf. § 12, og kapitalafkast.
Stk. 3. Der kan træffes aftale mellem boligadministrator og lejer om indregning af særlige driftsudgifter i huslejen, eller udgiften hertil kan afholdes direkte af den enkelte lejer. Særlige driftsudgifter omfatter udgifter, der alene vedrører mindre dele af boligafdelingen samt enfamilie- og dobbelthuse, herunder udgifter til natrenovation, tømning af septiktank, skorstensfejning, elopvarmning af stikledninger samt tilkørsel af vand, såfremt huset er forsynet med vandtank.§ 18. Budget for en boligafdeling skal udarbejdes så betids, at eventuelle lejereguleringer kan godkendes af boligafdelingen inden budgettet træder i kraft. Reguleringer skal varsles med mindst 3 måneder.
Stk. 2. Såfremt der ved et regnskabsårs begyndelse ikke er udarbejdet et budget for året, videreføres det tidligere års budget, indtil et nyt budget er udarbejdet.
Stk. 3. Budgettet skal udarbejdes efter samme kontoplan som årsregnskabet, og budgetforudsætningerne skal præciseres og oplyses i budgettet.
Stk. 4. Der må hverken budgetteres med overskud eller underskud. Dog kan der for at undgå for hyppige reguleringer af lejen budgetteres med et beløb svarende til boligafdelingens månedlige bruttolejeindtægt til uforudsete budgetafvigelser.§ 19. I forhold til det sidst godkendte budget må budgettet for det kommende år maksimalt stige med følgende pct.-satser til følgende formål:
1) Afdelingens forbrug af fælles el og vand, 5 pct.
2) Administrationsvederlaget, 3 pct.
3) Ejendomsfunktionærer, 3 pct.
4) Renovation og renholdelse, 3 pct.
5) Henlæggelsesbidrag, jf. § 12, 4 pct.
6) Almindelig vedligeholdelse, 4 pct.
Stk. 2. Fravigelse af de tilladte maksimale stigninger, jf. stk. 1, kan kun ske med boligejerens tilladelse, med mindre fravigelserne sker som følge af vedvarende merudgifter, der skyldes stigning i priser, lønninger, ændrede miljøkrav, afgifter eller skatter.§ 20. Budget skal opstilles som angivet i bilag 1.
Stk. 2. Standardomkostningsbidraget, jf. bilag 2, er udtryk for den gennemsnitlige driftsstandard under optimal drift i en boligafdeling. Det konkrete bidrag i en given boligafdeling vil afhænge af de boligtyper, der indgår i boligafdelingen.
Stk. 3. Ved udarbejdelse af budget, jf. stk. 1, skal afvigelser i forhold til standardomkostningsbidraget forklares ved en kort redegørelse. Standardomkostningsbidraget skal fremskrives med det reguleringspristal, der offentliggøres primo året.
Stk. 4. Planlagt og periodisk vedligeholdelse omfatter de arbejder, der skal udføres for at fastholde alle ejendommens bygningsdele i en god og brugbar stand, uanset om der er tale om udvendig eller indvendig vedligeholdelse. Henlæggelser skal ske på baggrund af de vedligeholdelsesplaner, der er udarbejdet for de enkelte bygninger og boliger, jf. § 11.
Stk. 5. En boligafdelings køb af ejendomsfunktionærydelser skal ske på baggrund af aftale om ydelsens omfang og pris. Aftalen skal omfatte en beskrivelse af aktiviteterne, frekvens og det forventede tidsforbrug.§ 21. Administrator skal løbende foretage budgetkontrol og udarbejde kvartalsvise økonomirapporter. Konstaterede vedvarende afvigelser, som skyldes stigning i priser, lønninger, ændrede miljøkrav, afgifter eller skatter, skal udmøntes i et korrigeret budget og varsles som huslejeforhøjelse, såfremt de ikke kan modsvares af en mængdemæssig besparelse, eller i øvrigt afholdes indenfor budgetårets samlede økonomiske budgetramme.
Stk. 2. Konstaterede ekstraordinære underskud, der hidrører fra driften, der ikke kan dækkes indenfor tilladt budgetregulering, jf. § 18, stk. 4, skal ved følgende budgetperiode varsles som huslejeforhøjelse. Konstaterede ekstraordinære likviditetsunderskud, der ikke kan dækkes af allerede henlagte bidrag til dækning af tab, jf. § 12, stk. 1, nr. 5, skal ved følgende budgetperiode varsles som huslejeforhøjelse.
Stk. 3. Huslejeforhøjelse efter stk. 2 skal opkræves som formålsbestemt bidrag. Bidragsperioden må ikke overstige 24 på hinanden følgende måneder.
Stk. 4. Konstateres der ved budgetkontrol vedvarende driftsoverskud, der skyldes for høj budgettering, reduktion i priser, rationaliseringer, bortfald af omkostningsart eller lignende, og hvor forholdet medfører driftsoverskud ud over tilladt budgetregulering, jf. § 18, stk. 4, skal huslejen reguleres og driftsoverskuddet henlægges, jf. stk. 5.
Stk. 5. Overskrider driftsoverskuddet, jf. stk. 4, et beløb svarende til boligafdelingens månedlige bruttolejeindtægt, skal afdelingsmødet træffe beslutning om, til hvilket formål overskuddet skal anvendes, herunder om det skal henlægges. Overskrider driftsoverskuddet ikke et beløb svarende til boligafdelingens månedlige bruttolejeindtægt, skal beløbet henlægges og anvendes som budgetregulering for efterfølgende budgetperiode.
Kapitel 8.
Regnskabsaflæggelse og revision§ 22. Årsregnskab for en boligafdeling, der omfatter 12 måneder, består af resultatopgørelse og balance og skal opstilles i overensstemmelse med bilag 4 og 5 med tilhørende noter og forklaringer.
Stk. 2. I resultatopgørelsen skal der ved hver post anføres tilsvarende beløb i hele tusinder for såvel det forudgående regnskabsår som de budgetterede beløb for regnskabsåret.
Stk. 3. I balancen skal der ved hver post anføres de tilsvarende beløb i hele tusinder for det forudgående regnskabsår.§ 23. Regnskabet for en boligafdeling skal give et retvisende billede af boligafdelingens aktiver og passiver, den økonomiske stilling og resultatet.
Stk. 2. Principet om, at der ikke må foretages modregning mellem aktiv- og passivposter eller mellem udgifts- og indtægtsposter, finder anvendelse på boligafdelingens regnskabsaflæggelse.
Stk. 3. Posterne i årsregnskabet skal værdiansættes i overensstemmelse med principperne i bilag 6, og særligt skal aktiv- og passivposternes bestanddele værdiansættes hver for sig.§ 24. Årsregnskabet skal i revisionspåtegnet stand underskrives af administrator og fremsendes til boligafdelingen senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb til godkendelse og underskrift.
Stk. 2. Det underskrevne regnskab skal fremsendes til boligejer senest 6 måneder efter regnskabsårets udløb, uanset om boligafdelingen har afvist godkendelse af det af administrator udarbejdede årsregnskab.
Stk. 3. Samtidig med fremsendelse af regnskabet til boligejer er regnskabet offentligt.§ 25. En boligafdelings årsregnskab skal revideres af boligejers eksterne revisor. Revisionen skal foretages i overensstemmelse med god revisionsskik under iagttagelse af nærværende regler, og revisor skal herunder foretage en kritisk gennemgang af regnskabsmaterialet.
Stk. 2. Revisor har adgang til at efterse alt regnskabsmateriale og alle beholdninger og har krav på at få alle oplysninger og den bistand, som revisor anser nødvendig for udførelse af revisionen.
Stk. 3. Revisor skal straks foretage indberetning til boligejer og til Grønlands Landsstyre, såfremt revisor enten nægtes adgang, jf. stk. 2, konstaterer uregelmæssigheder i boligafdelingens drift eller administration, eller konstaterer usikkerhed om boligafdelingens solvens og evne til at overholde sine økonomiske forpligtelser.§ 26. Revisor skal under sin revision overholde den i bilag 6 angivne revisionsinstruks.
Stk. 2. Revisor skal påtegne regnskabet og føre en revisionsprotokol, hvori revisor i forbindelse med revision af årsregnskabet skal oplyse, om der er bemærkninger til de enkelte punkter i bilag 6. Revisor skal tillige anføre eventuelle supplerende oplysninger om konklusion, ligesom årsagen til eventuelle forbehold nærmere uddybes og forklares. Revisor skal erklære, at revisor opfylder de almindelige habilitetsbestemmelser, samt om revisor under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om.
Kapitel 9.
Lejefastsættelse§ 27. Leje for en boligafdelings boliger skal være fastsat således, at den sammen med eventuelle lejeindtægter fra særlige lejemål er tilstrækkelig til at dække boligafdelingens påregnelige og budgetterede driftsudgifter, herunder udgifter til foreskrevne bidrag og påkrævede henlæggelser.
Stk. 2. Eventuelle kapitalindtægter, forrentning af kapital, henlæggelser, deposita mv. tilfalder boligafdelingen og henlægges til henholdsvis kapitalen, henlæggelsen m.v. i boligafdelingen, jf. § 10.
Stk. 3. Ved den første udlejning af en ny boligafdeling kan lejen fastsættes foreløbigt, således at der ved udlejningen tages forbehold om senere lejeregulering, når byggeudgiften er endeligt opgjort.§ 28. Lejen skal fordeles på boligafdelingens boliger på grundlag af boligernes boligareal.
Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke for bidrag, der fordeles og opkræves med lige store beløb pr. boligenhed, jf. § 6, stk. 2, for opdelte bidrag, jf. § 6, stk. 3, eller for gebyr, jf. § 6. stk. 4.
Stk. 3. Bestemmelsen i stk. 1 gælder endvidere ikke for sammenlagte boligafdelinger, hvor der opkræves bidrag efter forholdstal, jf. § 3, stk. 3.
Stk. 4. I lejemål, hvor en lejer overtager en forbedring m.v. på vilkår om lejeforhøjelse, skal lejen i det konkrete lejemål, jf. stk. 1, tillige indeholde et fast bidrag, som modsvarer den resterende udgift til forbedringen, og som ophører, når nedskrivningsperioden er udløbet.
Kapitel 10.
Lejemålets ophør§ 29. En lejer skal fraflytte det lejede, såfremt:
1) et tidsbestemt lejemål er ophørt og senest ved den aftalte lejetids udløb,
2) en lejeaftale lovligt er opsagt i henhold til lejekontrakten,
3) et lejemål af en personalebolig er ophørt og senest ved ansættelsesforholdets ophør, eller
4) en lejeaftale lovligt er ophævet.
Stk. 2. Er en lejer ikke fraflyttet det lejede, jf. stk. 1, skal boligadministrator uden ugrundet ophold søge lejeren tvangsudsat af det lejede, jf. kapitel 7 i lov om rettens pleje i Grønland.
Stk. 3. Begæring om tvangsudsættelse, jf. stk. 2, fremsendes til politiet i boligens retskreds og skal vedlægges oplysninger om lejeren, der ønskes tvangsudsat, samt baggrunden for tvangsudsættelsen.
Stk. 4. Udgifter i forbindelse med tvangsudsættelsen og eventuel bortfjernelse af bohave afholdes af boligafdelingen, som afregner udgiften til boligernes administrator, jf. § 16, stk. 2, til fortsat inddrivelse hos lejeren, jf. kapitel 7 i lov om rettens pleje i Grønland.§ 30. Ved et lejemåls ophør, jf. § 29, skal boligadministrator bestræbe sig på at genudleje det ledige lejemål så hurtigt som muligt af hensyn til at begrænse boligafdelingens økonomiske tab.
Kapitel 11.
Ikrafttræden og overgangsbestemmelser§ 31. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. oktober 2002.
Stk. 2. Samtidig ophæves Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 32 af 17. august 2001 om lejeberegning i Hjemmestyrets og kommunernes udlejningsejendomme.
Stk. 3. Bestemmelsen i § 2 og kapitel 7 finder anvendelse fra og med budgetåret 2004. Bestemmelserne i kapitel 8 finder dog anvendelse på regnskabsaflæggelse og revision for regnskabsåret 2002 og 2003 med de undtagelser, der er nødvendige, idet budgettet for disse år ikke er udarbejdet efter nærværende regler.
Stk. 4. En boligafdelings økonomiske mellemværende med samt udlån til en boligejer skal afvikles, således boligafdelingens kapitalforhold, herunder henlæggelser og deposita, senest den 31. december 2005 opfylder bestemmelserne i §§ 8 og 9.
Stk. 5. En boligafdelings eventuelle driftsunderskud, akkumulerede driftsunderskud samt illikviditet pr. 31. december 2002 skal afvikles inden 1. januar 2008.
Grønlands Hjemmestyre, den 27. september 2002
Jørgen Wæver Johansen/
Jens K. Lyberth
Bilag 1 - 6 (pdf-format)